Ведение кадрового учета

Ведение кадрового учета — это не рутинное оформление бумаг, а система, ошибки в которой по ст. 5.27 КоАП РФ грозят штрафами до 100 000 рублей за каждое нарушение. Компания «Финансовое крыло» берет на себя эти риски и обеспечивает безупречный документооборот для бизнеса в Нижнем Новгороде. За 15 лет мы выстроили процессы, исключающие просрочки и несоответствия требованиям ТК РФ и Постановления Госкомстата №1. Прежде чем штатный кадровик допустит первую ошибку, проверка кадрового учета опытным аудитором выявит слабые места и защитит вас от претензий ГИТ.

• О услуге
• Кому подходит
• Что входит
• Почему мы
• Стоимость
• Как работаем
• Документы
• Вопросы и ответы

О услуге

Ведение кадрового учета — обязательная функция каждого работодателя с момента оформления первого трудового договора. В его основе лежит непрерывная фиксация кадровых событий: прием, перевод, отпуск, командировки, больничные, увольнение. Потеря или неправильное оформление хотя бы одного приказа может привести к трудовому спору и санкциям. В Нижнем Новгороде мы сопровождаем компании, в которых численность персонала колеблется от 3 до 450 человек, и гарантируем соответствие каждой записи нормам ТК РФ, Федеральному закону №402-ФЗ «О бухгалтерском учете» и инструкциям Минтруда.

Обращение к профессиональной команде снимает с руководителя необходимость содержать кадровую службу и постоянно отслеживать изменения законодательства. Мы проводим кадровый аудит на старте, а затем ведем учет в режиме реального времени, синхронизируя данные с бухгалтерской и налоговой отчетностью. Для бизнеса, который ценит ресурсы, мы объединяем кадровое направление с бухгалтерским аутсорсингом, что исключает расхождения в расчетах заработной платы, налогов и взносов по сотрудникам.

Кому подходит

Услуга ориентирована на организации и предпринимателей, которые хотят снизить непрофильную нагрузку и риски. Основные категории:

• ООО на ОСНО с персоналом от 10 человек — полный цикл кадрового делопроизводства с подготовкой отчетов для ФНС и СФР.
• ИП с наемными работниками — кадровый учет, адаптированный под особенности микробизнеса, включая совместителей.
• Компании, открывающие филиалы в Нижнем Новгороде — быстрая постановка кадрового учета на новой территории без найма местного специалиста.
• Некоммерческие организации — сопровождение с учетом специфики грантов и целевого финансирования в отношении персонала.
• Стартапы и IT-компании — оформление первых сотрудников, трудовых книжек и миграционного учета высококвалифицированных иностранцев.
• Предприятия с сезонным и вахтовым персоналом — особый график документооборота и контроль суммированного учета рабочего времени.

Если вы сомневаетесь в компетенциях штатного инспектора или бухгалтера, закажите оценку квалификации бухгалтера при найме — это убережет от скрытых угроз.

Что входит в услугу

Комплексное ведение кадрового учета в Нижнем Новгороде охватывает все стадии работы с персоналом — от приема до увольнения. Ниже перечень операций, которые мы выполняем ежемесячно, придерживаясь унифицированных форм Госкомстата и отраслевых стандартов.

• Штатное расписание — разработка и актуализация структуры должностей и окладов под цели бизнеса, внесение изменений при реорганизации.
• Приказы по личному составу — подготовка и регистрация приказов о приеме, переводе, совмещении, увольнении, а также о поощрениях и дисциплинарных взысканиях.
• Личные карточки Т-2 — создание и ведение унифицированных карточек, внесение данных о стаже, отпусках, профессиональной переподготовке.
• Оформление отпусков и больничных — расчет количества дней, составление графика отпусков, уведомлений, приказов и регистров, корректный учет листков нетрудоспособности.
• Трудовые книжки и СТД-Р — ведение бумажных и электронных сведений о трудовой деятельности, прием и передача информации через систему «Работа в России».
• Табельный учет рабочего времени — фиксация явок, неявок, сверхурочных часов, ночных смен и простоев, сдача табелей в бухгалтерию для начисления зарплаты.
• Расчет заработной платы и пособий — исчисление окладов, премиальных, районных надбавок, отпускных, пособий по временной нетрудоспособности и в связи с материнством.
• Кадровая отчетность — формирование и направление СЗВ-ТД, СЗВ-М, ЕФС-1, сведений о стаже, персонифицированного учета и статистических форм.
• Взаимодействие с ГИТ и архив — подготовка документов по запросам инспекции, сопровождение проверок, организация архивного хранения закрытых дел.

Каждый пункт контролируется старшим аудитором. Для глубинной проверки текущего состояния документов мы предлагаем кадровый аудит, который вскрывает риски до начала сотрудничества.

Почему выбирают нас

За 15 лет «Финансовое крыло» сформировало команду, где каждый специалист несет персональную ответственность за результат. Вот цифры, подтверждающие наш подход.

• 15 лет практики — с 2009 года ведем кадровый учет для предприятий Нижнего Новгорода и области, пережили три реформы трудового законодательства и сотни проверок.
• 500+ компаний на обслуживании — от небольшого кафе до производственного холдинга. Масштабируем процессы без потери качества.
• Финансовая защита до 5 млн ₽ — страховой полис покрывает возможные претензии заказчика, возникшие по нашей вине. За все годы ни одного страхового случая не зафиксировано.
• Аттестованные кадровики — сотрудники имеют профильные дипломы и ежегодно проходят повышение квалификации в институтах профобразования.
• Ноль штрафов по нашей вине — за последние 5 лет ни один клиент не получил взыскание за ошибки в кадровом делопроизводстве.
• Прозрачный контроль — личный кабинет с уведомлениями о сроках сдачи отчетов и доступом к электронным копиям всех приказов.
• Комплексная экономия — сочетание кадрового учета и аутсорсинга бухгалтерии снижает затраты на содержание штата минимум на 40%.

Стоимость

Ведение кадрового учета цена формируется исходя из численности персонала и объема дополнительных опций. В таблице приведены базовые тарифы для предприятий Нижнего Новгорода. Итоговую сумму зафиксируем в договоре после анализа вашего участка.

Новым компаниям, которые только начинают деятельность, мы предлагаем постановку бухгалтерского учета с нуля в комплексе с кадровым сопровождением на льготных условиях.

Как мы работаем

Процесс перехода на аутсорсинг состоит из семи понятных шагов. Средний срок запуска — 2 рабочих дня.

1. Заявка — вы оставляете обращение на сайте или звоните по номеру 8 (800) 600-08-86. Менеджер фиксирует контактные данные и пожелания.
2. Консультация — в течение часа эксперт уточняет количество сотрудников, текущее состояние документации и критичные сроки, определяет перечень необходимых работ.
3. Договор — готовим соглашение с детальным перечнем услуг, сроками и суммой материальной ответственности 5 млн ₽.
4. Анализ документов — забираем у заказчика трудовые договоры, приказы, книгу учета. При отсутствии части бумаг составляем план восстановления.
5. Ведение учета — с первого числа месяца запускаем полное кадровое сопровождение, параллельно восстанавливая пробелы прошлых периодов.
6. Проверка — каждый этап контролирует главный кадровый аудитор. Раз в квартал формируем сводный отчет о состоянии документации.
7. Сдача отчетности — отправляем формы в СФР и налоговые органы строго в установленные законом даты, предоставляем подтверждения клиенту.

Если ранее учет не велся или был сильно запущен, мы задействуем методику восстановления бухгалтерского учета, которая включает и кадровый блок.

Какие документы вы получаете

По итогам каждого месяца клиенту передается пакет отчетных материалов. Их состав заранее согласовывается и может расширяться под требования внутреннего аудита.

• Договор и акты выполненных работ, отражающие объем оказанных услуг.
• Оригиналы и электронные копии всех изданных приказов по личному составу.
• Табели учета рабочего времени с подписями ответственных лиц.
• Карточки Т-2 с актуализированными записями о перемещениях и отпусках.
• Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей (при бумажном варианте).
• Формы СЗВ-ТД, ЕФС-1 и СЗВ-М с отметками о принятии контролирующими органами.
• Журнал регистрации входящих и исходящих кадровых документов.

Параллельно можем сдавать подготовку бухгалтерской и налоговой отчетности, что полностью освобождает вас от контактов с госорганами.

Вопросы и ответы

1. Как формируется ведение кадрового учета цена?

Цена складывается из трех факторов: количество штатных единиц, вид деятельности (вредные условия, ночные смены увеличивают объем) и текущее состояние документации. Базовый тариф стартует от 8 500 ₽. После бесплатной диагностики назовем точную цифру и закрепим ее в договоре на год.

2. Какие гарантии, что ГИТ не выпишет штраф?

Мы страхуем профессиональную ответственность на 5 млн ₽. Если инспекция зафиксирует нарушение, возникшее исключительно по нашей вине, компенсируем санкцию за счет страхового покрытия. За 15 лет практики таких ситуаций не возникало.

3. Сможете ли вы восстановить пропущенные периоды?

Да, это стандартная практика. Наши специалисты поднимут архивы, отчеты в ПФР и банковские выписки, воссоздадут приказы задним числом без риска для работодателя. Срок восстановления — от нескольких дней до двух недель в зависимости от периода.

4. Можно ли заказать ведение кадрового учета на короткий срок?

Минимальный период обслуживания — один календарный месяц. Такой вариант удобен, если штатный сотрудник ушел в отпуск или уволился. Однако при годовом договоре действуют существенные скидки и приоритетная поддержка.

5. Что потребуется от нас для старта?

Передать копии действующих трудовых договоров, последние приказы, базу СТД-Р и доступ к личному кабинету СФР. При отсутствии электронной подписи поможем выпустить новую квалифицированную ЭП. Остальное мы берем на себя.

Перед началом сотрудничества полезно ознакомиться с консультациями по бухгалтерскому и налоговому учету, чтобы увидеть общую картину финансовых и кадровых рисков бизнеса.

Начните работать с профессионалами

Заказать ведение кадрового учета в Нижнем Новгороде сегодня — значит завтра получить защищенный контур документооборота и спать спокойно. Позвоните в «Финансовое крыло» по телефону 8 (800) 600-08-86 или оставьте заявку на бесплатную экспресс-проверку текущего состояния отдела кадров. Мы также предоставляем полный спектр бухгалтерских услуг и налоговый аутсорсинг, чтобы вы могли сосредоточиться на развитии бизнеса.

Главный бухгалтер «Финансового крыла», стаж 15 лет:

«В кадровом учете не бывает мелочей. Неверная запись о стаже в СЗВ-ТД искажает лицевой счет сотрудника и влияет на будущую пенсию. Мы настроили автоматический контроль всех контрольных соотношений, которые использует СФР при приемке отчетности, и перепроверяем каждую форму вручную. При работе с договорами ГПХ отслеживаем, когда характер сотрудничества перерастает в трудовые отношения, и вовремя переквалифицируем документы, чтобы избежать доначислений в ходе проверки. Рекомендую коллегам раз в полгода сверять штатное расписание с фактическим учетом рабочего времени — это снимет 70% претензий инспекторов».